Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: 20-10-2026

1. Wie ben ik?
Mijn naam is Bianca Hilgers en ik ben werkzaam als zelfstandig Virtual Assistant (VA) onder de naam AssistancebyBianca
Ik ondersteun ondernemers en bedrijven bij uiteenlopende werkzaamheden, zoals administratieve ondersteuning, agendabeheer, e-mailbeheer, klantenservice en andere organisatorische werkzaamheden.
Ik ben verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.
Contactgegevens
• Bedrijfsnaam: AssistancebyBianca
• Naam: Bianca Hilgers
• E-mailadres: info@assistancebybianca.nl
• KvK-nummer: 42185243
• Website: assistancebybianca.nl
2. Welke persoonsgegevens verwerk ik?
Ik verwerk uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor mijn dienstverlening, communicatie en bedrijfsvoering.
Afhankelijk van de diensten die ik verricht, kan het gaan om:
• Naam en achternaam
• Bedrijfsnaam en functie
• E-mailadres en telefoonnummer
• Adres- en factuurgegevens
• Betalingsgegevens
• Communicatie via e-mail, telefoon of andere communicatiekanalen
• Gegevens die je verstrekt bij het aanvragen van informatie of het aangaan van een samenwerking
• Persoonsgegevens van klanten, medewerkers, leveranciers of andere relaties van mijn opdrachtgevers, voor zover dit noodzakelijk is voor mijn werkzaamheden Ik verwerk in beginsel geen bijzondere persoonsgegevens, tenzij daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat en aan de toepasselijke voorwaarden wordt voldaan.
3. Waarom verwerk ik persoonsgegevens?
Ik verwerk persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
• Het beantwoorden van vragen en aanvragen.
• Het opstellen en uitvoeren van offertes en overeenkomsten.
• Het uitvoeren van mijn werkzaamheden als Virtual Assistant.
• Het beheren van klantcontacten en communicatie.
• Het verzorgen van facturatie en betalingen.
• Het voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals fiscale administratie.
• Het verbeteren van mijn dienstverlening en website.
• Het afhandelen van eventuele klachten of geschillen.
Ik verwerk persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat, zoals toestemming, de uitvoering van een overeenkomst, een wettelijke verplichting of een gerechtvaardigd belang.
4. Met wie deel ik persoonsgegevens?
Ik verstrek persoonsgegevens niet aan derden, tenzij dit noodzakelijk is voor mijn dienstverlening, wettelijk verplicht is of daarvoor een andere geldige grondslag bestaat.
Voor mijn werkzaamheden kan ik gebruikmaken van externe dienstverleners, zoals:
• Boekhoud- en facturatiesoftware
• E-mail- en agenda-applicaties
• Cloudopslag en documentverwerking
• Projectmanagement- en communicatietools
• Website- en hostingdiensten
Wanneer deze partijen persoonsgegevens namens mij verwerken, maak ik waar nodig afspraken over de bescherming van deze gegevens, bijvoorbeeld door middel van een verwerkersovereenkomst.
Als ik als VA persoonsgegevens verwerk in opdracht van een klant, kan ik daarnaast optreden als verwerker. In dat geval worden de afspraken over de verwerking van persoonsgegevens vastgelegd in een verwerkersovereenkomst met de opdrachtgever.
5. Hoe lang bewaar ik persoonsgegevens?
Ik bewaar persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaartermijn geldt.
Daarbij hanteer ik de volgende uitgangspunten:
• Klant- en contactgegevens:zolang dit nodig is voor de dienstverlening en de afhandeling van de klantrelatie.
• Offertes en zakelijke correspondentie: zolang dit noodzakelijk is voor de administratie en eventuele juridische verplichtingen.
• Facturen en financiële administratie: gedurende de wettelijk voorgeschreven fiscale bewaartermijn, in Nederland doorgaans zeven jaar voor de relevante administratie.
• Overige gegevens: zolang dit noodzakelijk is voor het betreffende doel, waarna deze worden verwijderd of geanonimiseerd.
6. Hoe beveilig ik persoonsgegevens?
Ik neem passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang en ongewenste openbaarmaking.
Voorbeelden hiervan zijn:
• Het gebruik van sterke wachtwoorden en waar mogelijk tweestapsverificatie.
• Het zorgvuldig beheren van toegangsrechten.
• Het beveiligen van apparaten en accounts.
• Het vertrouwelijk behandelen van klantinformatie.
• Het uitsluitend delen van gegevens met bevoegde personen en partijen.
• Het zorgvuldig omgaan met documenten en digitale bestanden.
Ondanks deze maatregelen kan ik niet garanderen dat gegevensoverdracht of digitale opslag volledig vrij is van risico’s.
7. Geheimhouding en vertrouwelijkheid
Als Virtual Assistant werk ik regelmatig met vertrouwelijke bedrijfsinformatie en persoonsgegevens van opdrachtgevers en hun relaties.
Ik behandel deze informatie vertrouwelijk en gebruik deze uitsluitend voor de overeengekomen werkzaamheden, tenzij een wettelijke verplichting anders vereist.
Ik deel vertrouwelijke informatie niet met onbevoegde derden en zorg ervoor dat ik zorgvuldig omga met de toegang tot systemen, bestanden en accounts van mijn opdrachtgevers.
8. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
Sommige softwareleveranciers kunnen persoonsgegevens verwerken of opslaan buiten de Europese Economische Ruimte (EER).
wanneer persoonsgegevens worden doorgegeven naar een land buiten de EER, zorg ik ervoor dat dit gebeurt in overeenstemming met de AVG en dat, waar vereist, passende waarborgen aanwezig zijn.
9. Cookies en websitegebruik
Als mijn website cookies of vergelijkbare technieken gebruikt, kan ik gegevens verzamelen over het gebruik van mijn website.
Functionele cookies zijn bedoeld om de website goed te laten werken. Voor analytische of marketingcookies vraag ik, wanneer dat wettelijk vereist is, vooraf toestemming.
Welke cookies daadwerkelijk worden gebruikt, is afhankelijk van de inrichting van mijn website en de diensten die daarop actief zijn.
10. Jouw privacy rechten
Je hebt, voor zover de AVG daarin voorziet, de volgende rechten:
• Het recht op inzage in jouw persoonsgegevens.
• Het recht om onjuiste gegevens te laten corrigeren.
• Het recht om gegevens te laten verwijderen.
• Het recht om de verwerking te laten beperken.
• Het recht op overdraagbaarheid van gegevens.
• Het recht om bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen.
• Het recht om eerder gegeven toestemming in te trekken.
Je kunt een verzoek indienen via info@assistancebybianca.nl. Ik kan je vragen om aanvullende informatie om je identiteit te controleren. Ik reageer in beginsel binnen één maand op je verzoek. In bepaalde gevallen mag deze termijn volgens de AVG worden verlengd.
Houd er rekening mee dat sommige rechten niet absoluut zijn en dat wettelijke verplichtingen ertoe kunnen leiden dat bepaalde gegevens niet direct kunnen worden verwijderd.
11. Klachten
Heb je een vraag of klacht over de manier waarop ik met persoonsgegevens omga? Neem dan contact met mij op via info@assistancebybianca.nl, zodat we samen naar een oplossing kunnen zoeken.
Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.
12. Wijzigingen in deze privacyverklaring
Ik behoud mij het recht voor om deze privacyverklaring aan te passen wanneer mijn dienstverlening, werkwijze of wettelijke verplichtingen veranderen.
De meest actuele versie is te vinden op mijn website. Bovenaan deze verklaring staat vermeld wanneer deze voor het laatst is bijgewerkt.
13. Contact
Heb je vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van persoonsgegevens? Neem dan contact op via:
Bianca Hilgers / AssistancebyBianca
E-mail: info@assistancebybianca.nl
Website: assistancebybianca.nl